Каждое мероприятие (семинар, тренинг, конференция, показ) требует серьезной подготовки. Надо все продумать до мелочей, включая техническое обеспечение, чтобы участникам было комфортно. Звуковая и музыкальная аппаратура, свет, сценические конструкции необходимы как для деловых, так и развлекательных мероприятий.

Что надо учесть при аренде оборудования

В услугу технического сопровождения event-мероприятия входит:

1. Организация звукового обеспечения. Для официальных и торжественных событий могут потребоваться микрофоны, усилители звука, петлички, гарнитура для перевода.


2. Обеспечение освещения, что важно для концертов, выступлений, показов мод, презентаций нового продукта. Кроме светильников и прожекторов, надо позаботиться о конструкциях, опорах, на которых световые приборы будут фиксироваться.


3. Установка экранов. Они необходимы, если предполагается трансляция видеороликов или демонстрация докладчиками презентаций. LED-экран – обязательный атрибут концерта, ведь через него воспроизводится выступление артистов.


4. Монтаж сценических конструкций, ограждений. Сцены могут быть небольшими или огромными для показов, в виде передвижной автосцены и т.д. Ограждения используются для мероприятий, которые проводятся на улице, для облегчения пропускной системы. Также в этом случае надо предусмотреть навес для защиты оборудования от осадков, яркого солнца.


5. Организация фото- и видеосъемки. Во многих случаях мероприятие является отправной точкой, на основании которого создаются проморолики, реклама, пишутся новостные посты. Без фото-, видеоматериала их создать невозможно.

Для каждого события (в зависимости от масштаба, направления) требуется свой список технического оснащения. Чтобы все это учесть, составляется подробный план мероприятия. Начинать нужно с количества участников, даты, времени, а также места проведения. После этого нужно расписать тайминг, учесть, что потребуется для спикеров, гостей. Для каждого этапа необходимо предусмотреть распорядителей, установить четкие сроки по подготовке. Сроки лучше предусмотреть промежуточные и окончательные, контролировать выполнение задач. За день до проведения мероприятия надо выполнить проверку оборудования, чтобы в ответственный момент не было неприятных сюрпризов. Дотсавку и наладку под ключ оборудования может взять на себя ответственный исполнитель https://www.artpolymedia.ru/services/equipment/

Какой вариант выбрать

Возможны два варианта:

1. Частичное техническое обеспечение. Это аренда недостающего оборудования или аппаратуры. При этом техническое обеспечение происходит совместно с локацией, ее возможностями. Такой вариант пригодится, если компания проводит мероприятие у себя в конференц-зале либо в пресс-центре, который имеет проектор, wi-fi, а дополнительно надо организовать небольшую сцену или обеспечить профессиональную фото- и видеосъемку.


2. Обеспечение «под ключ». Если мероприятие выездное, предполагается его проведение в специально приспособленном помещении, то лучше поручить полное оснащение сторонней компании. В этом случае необходимо вместе со специалистами предварительно осмотреть место, составить четкое техническое задание. Комплексное техническое обеспечение включает доставку, установку аппаратуры, а также демонтаж и техническое обслуживание.

Выбор зависит от места проведения праздника, его масштаба, специфики. Многие компании предоставляют комплексные технические решения, например, компания ART Polymedia, что очень удобно. С одной компанией проще сотрудничать, нежели арендовать технику и привлекать 3-4 организации. Достаточно составить техническое задание и можно не волноваться, что квест, флешмоб или официальный прием пройдет на высоте.