В мире бизнеса, где скорость и эффективность становятся ключевыми факторами успеха, внедрение электронного кадрового документооборота (КЭДО) превращается из простого удобства в насущную необходимость. Что же такое КЭДО и почему переход к нему так важен? Фактически это система управления кадровыми документами в электронном виде, позволяющая создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами между сотрудниками и работодателем онлайн.

Типичные боли компаний без КЭДО:

• Бумажная волокита. Огромные архивы, требующие места и времени на поиск нужного документа.


• Затраты. Расходы на бумагу, печать, хранение и курьерскую доставку документов.


• Трудоемкость процессов. Ручной ввод данных, согласования и подписи, требующие значительных временных затрат.


• Риски. Потеря или повреждение документов, ошибки при ручном вводе данных, а также сложности с соблюдением требований законодательства.


• Ограниченность доступа. Сложность оперативного предоставления документов сотрудникам, особенно в удаленных филиалах или при дистанционной работе.

Выгоды и преимущества КЭДО:

• Экономия ресурсов. Снижение затрат на бумагу, печать, хранение и логистику.


• Повышение эффективности. Автоматизация процессов, ускорение согласований и подписания документов.


• Улучшение кадрового учета. Централизованное хранение и легкий доступ к документам, а также снижение ошибок при вводе данных.


• Повышение прозрачности. Возможность контроля за статусом документов и отслеживания истории изменений.


• Улучшение опыта сотрудников. Удобный и быстрый доступ к своим документам, возможность подписи документов онлайн.


• Соответствие требованиям законодательства. Обеспечение соблюдения требований трудового законодательства в отношении хранения и обработки персональных данных.

С чего начать внедрение электронного кадрового документооборота?

Переход на КЭД — это неизбежный шаг для современного, конкурентоспособного бизнеса. Начните с:

1. Аудита текущей ситуации. Оцените объемы кадрового документооборота, выявите узкие места и определите цели проекта внедрения КЭДО.


2. Выбора системы КЭДО. Проанализируйте представленные на рынке решения, учитывая особенности вашего бизнеса, функциональность системы, стоимость и отзывы пользователей.


3. Разработки дорожной карты. Составьте план внедрения КЭДО, определив этапы, сроки и ответственных лиц.


4. Информирования сотрудников. Проведите обучение и разъясните сотрудникам цели и преимущества перехода на КЭДО.

Процесс внедрения КЭДО:

1. Подготовка инфраструктуры. Настройте необходимое программное обеспечение и оборудование.


2. Оцифровка архива. Переведите в электронный вид существующие бумажные документы.


3. Настройка процессов. Разработайте и настройте электронные маршруты документов.


4. Тестирование. Проведите тестирование системы, выявите и устраните возможные недостатки.


5. Запуск в эксплуатацию. Переведите документооборот в электронный вид.

Правовые аспекты и частые ошибки:

• Важно помнить, что переход на КЭДО должен соответствовать требованиям трудового законодательства. Необходимо получить согласие сотрудников на использование электронных подписей и хранение их персональных данных в электронном виде.


• Распространенной ошибкой является недостаточная проработка нормативной базы. Необходимо разработать локальные нормативные акты, регламентирующие использование КЭДО в компании.


• Не менее важно обеспечить информационную безопасность системы и защиту персональных данных.

Внедрение электронного кадрового документооборота — это стратегически важный шаг для любой современной компании, стремящейся к повышению эффективности, снижению затрат и улучшению опыта сотрудников. Аудит, выбор подходящей системы, разработка четкого плана, обучение сотрудников и соблюдение правовых аспектов м залог успешного внедрения КЭДО. Не откладывайте цифровизацию! Рассмотрите систему ubpo как надежного партнера в переходе на КЭДО. Переход на КЭДО — это не просто инновация, это неизбежный шаг для современного, конкурентоспособного бизнеса. Сделайте его сейчас и ощутите все преимущества цифровой трансформации HR!